Ceremonias

En Scrumgem existen diferentes ceremonias predefinidas. Estas ceremonias tienen el fin de minimizar la necesidad de reuniones no definidas ni planificadas.

Todas las ceremonias tienen un periodo de tiempo limitado. Una vez que comienza una ceremonia su duración debería ser fija y no debería alargarse. Si una ceremonia (a excepción del Sprint) termina antes del tiempo fijado se puede dar por concluída.

Cada una de las ceremonias constituye una oportunidad formal para la inspección y adaptación en algún aspecto.

Estas ceremonias están diseñadas para proteger los pilares vitales de transparencia e inspección. La falta de alguna de estas ceremonias da como resultado una reducción de la transparencia y constituye una oportunidad perdida de inspección y adaptación.

El Sprint

El corazón de Scrumgem es el Sprint: un periodo de tiempo de entre una semana y un mes de duración durante el cual se crea un incremento de producto “Terminado” utilizable y potencialmente desplegable.

Los Sprints tienen una duración consistente a lo largo de todo el esfuerzo de desarrollo y cada nuevo Sprint comienza inmediatamente después de la finalización del Sprint anterior.

Cada Sprint tiene un objetivo, un diseño y un plan flexible que guiará su construcción, el trabajo del equipo y el incremento de producto resultante.

Los Sprints contienen:

  • la Planificación del Sprint
  • los Scrumgems Diarios (Daily Scrumgems)
  • el trabajo de desarrollo
  • la Revisión del Sprint
  • la Retrospectiva del Sprint.

Durante el Sprint:

  • No se realizan cambios que puedan afectar al objetivo del Sprint
  • Los objetivos de calidad no disminuyen
  • El alcance puede clarificarse y renegociarse entre el Dueño del Producto y el Equipo de Desarrollo a medida que se va aprendiendo más.

Cada Sprint puede considerarse un proyecto con un horizonte ideal de una semana y nunca mayor de un mes.

Cuando el horizonte de un Sprint es demasiado grande (mayor que un mes) la definición de lo que se está construyendo podría cambiar, la complejidad podría incrementarse y el riesgo podría aumentar. Los Sprints habilitan la predictibilidad al asegurar la inspección y adaptación del progreso.

Cuanto más corto es un sprint menor es el riesgo y mayor la predictibilidad. Por eso se recomiendan sprints de una semana siempre que sea posible.

Cancelación del Sprint

Un Sprint puede cancelarse antes de llegue a su fin. Solo el Responsable de Proyecto tiene la autoridad para cancelar el Sprint, aunque puede hacerlo bajo la influencia de los interesados, del Equipo de Desarrollo o del Gestor de Proyecto.

Un Sprint se cancelaría si el objetivo del Sprint llega a quedar obsoleto. Esto podría ocurrir si la compañía cambia la dirección o si las condiciones del mercado o de la tecnología cambian. En general, un Sprint debería cancelarse si no tuviese sentido seguir con él dadas las circunstancias. Sin embargo, debido a la corta duración de los Sprints, su cancelación rara vez tiene sentido.

Cuando se cancela un Sprint se revisan todos los Elementos de la Pila del Producto que se hayan completado y «Terminado». Si una parte del trabajo es potencialmente entregable, el Responsable de Proyecto normalmente la acepta. Todos los elementos de la Pila del Producto no completados se vuelven a estimar y se vuelven a introducir en la Pila del Producto. El trabajo finalizado en ellos pierde valor con rapidez y por lo general debe volverse a estimar.

Las cancelaciones de Sprint consumen recursos ya que todos se reagrupan en otra Planificación de Sprint para empezar otro Sprint. Las cancelaciones del Sprint son a menudo traumáticas para el Equipo Scrumgem y son muy poco comunes.

Planificación del Sprint

El trabajo a realizar durante el Sprint se planifica en la reunión de Planificación del Sprint. Este plan se crea mediante el trabajo colaborativo de todo el Equipo Scrumgem.

La Planificación del Sprint tiene una duración máxima de dos horas para un Sprint de una semana. Para Sprints más largos el evento es usualmente más largo (hasta 8 horas para sprints de un mes). El Gestor de Proyecto se asegura de que el evento se lleve a cabo y que los asistentes entiendan su propósito. El Gestor de Proyecto enseña al Equipo Scrumgem a mantenerse dentro del periodo de tiempo.

La Planificación de Sprint responde a las siguientes preguntas:

  • ¿Qué puede entregarse en el Incremento resultante del Sprint que comienza?
  • ¿Cómo se conseguirá hacer el trabajo necesario para entregar el Incremento?

¿Qué puede hacerse en este Sprint?

El Equipo de Desarrollo trabaja para proyectar la funcionalidad que se desarrollará durante el Sprint. El Responsable de Proyecto discute el objetivo que el Sprint debería lograr y los elementos de la Pila del Producto que, si se completan en el Sprint, lograrían el objetivo del Sprint. El Equipo Scrumgem completo colabora en el entendimiento del trabajo del Sprint.

La entrada a esta reunión está constituida por la Pila del Producto, el último Incremento de producto, la capacidad proyectada del Equipo de Desarrollo para el Sprint y el rendimiento pasado del Equipo de Desarrollo. El número de elementos de la Pila del Producto seleccionados para el Sprint depende únicamente del Equipo de Desarrollo. Solo el Equipo de Desarrollo puede evaluar qué es capaz de lograr durante el Sprint que comienza.

Durante la Planificación del Sprint el Equipo Scrumgem define el objetivo del Sprint. El objetivo del Sprint debería lograrse durante el Sprint a través de la implementación de la Pila del Producto y proporciona una guía al Equipo de Desarrollo del por qué se está construyendo el incremento.

¿Cómo se conseguirá completar el trabajo seleccionado?

Una vez que se ha establecido el objetivo y se han seleccionado los elementos de la Pila del Producto para el Sprint, el Equipo de Desarrollo decide cómo construirá esta funcionalidad para formar un Incremento de producto “Terminado” durante el Sprint. Los elementos de la Pila del Producto seleccionados para este Sprint, más el plan para terminarlos, recibe el nombre de Pila del Sprint (Sprint Backlog).

El Equipo de Desarrollo por lo general comienza diseñando el sistema y el trabajo necesario para convertir la Pila del Producto en un Incremento de producto funcional. El trabajo podría ser de tamaño o esfuerzo estimado variables. Sin embargo, durante la Planificación del Sprint se planifica suficiente trabajo como para que el Equipo de Desarrollo pueda hacer una proyección de lo que cree que puede completar en el Sprint que comienza. Para el final de esta reunión, el trabajo planificado por el Equipo de Desarrollo para los primeros días del Sprint es descompuesto en unidades de un día o menos. El Equipo de Desarrollo se auto-organiza para asumir el trabajo de la Pila del Sprint, tanto durante la Planificación del Sprint como a lo largo del Sprint.

El Responsable de Proyecto puede ayudar a clarificar los elementos de la Pila del Producto seleccionados y hacer concesiones. Si el Equipo de Desarrollo determina que tiene demasiado trabajo o que no tiene suficiente trabajo, podría renegociar los elementos de la Pila del Producto seleccionados con el Responsable de Proyecto. El Equipo de Desarrollo podría también invitar a otras personas a que asistan para proporcionar asesoría técnica o relacionada con el dominio.

Al finalizar la Planificación del Sprint, el Equipo de Desarrollo debería ser capaz de explicar al Responsable de Proyecto y al Gestor del Proyecto cómo pretende trabajar como un equipo auto-organizado para lograr el objetivo del Sprint y crear el Incremento esperado.

Objetivo del sprint

El objetivo del Sprint es una meta establecida para el Sprint que puede lograrse mediante la implementación de la Pila del Producto. Proporciona una guía al Equipo de Desarrollo acerca de por qué está construyendo el incremento. Se crea durante la Planificación del Sprint. El objetivo del Sprint brinda al Equipo de Desarrollo cierta flexibilidad con respecto a la funcionalidad implementada en el Sprint. Los elementos de la Pila del Producto seleccionados ofrecen una función coherente que puede ser el objetivo del Sprint. El objetivo del Sprint puede representar otro nexo de unión que haga que el Equipo de Desarrollo trabaje en conjunto y no en iniciativas separadas.

A medida que el Equipo de Desarrollo trabaja mantiene el objetivo del Sprint en mente. Si el trabajo resulta ser diferente de lo que el Equipo de Desarrollo espera, ellos colaboran con el Responsable de Proyecto para negociar el alcance de la Pila del Sprint.

Scrumgem diario

El Scrumgem Diario es una reunión con un bloque de tiempo de unos 15 minutos para el Equipo de Desarrollo. El Scrumgem Diario se realiza diariamente para cada día del sprint. En él, el Equipo de Desarrollo planea el trabajo para las siguientes 24 horas. Esto optimiza la colaboración y el desempeño del equipo inspeccionando el trabajo avanzado desde el último Scrumgem Diario y proyectando el trabajo del Sprint a realizar a continuación. El Scrumgem Diario se realiza a la misma hora y lugar todos los días para reducir la complejidad.

El Equipo de Desarrollo usa el Scrumgem Diario para evaluar el progreso hacia el Objetivo del Sprint y para evaluar qué tendencia sigue este progreso hacia la finalización del trabajo contenido en la Pila del Sprint. El Scrumgem Diario optimiza las posibilidades de que el Equipo de Desarrollo cumpla el Objetivo del Sprint. Cada día, el Equipo de Desarrollo debería trabajar conjuntamente como un equipo autoorganizado para lograr el Objetivo del Sprint y crear el Incremento esperado hacia el final del mismo.

El Equipo de Desarrollo es el encargado de establecer la estructura de la reunión y ésta se puede conducir de diferentes maneras si se enfoca en el progreso hacia la Meta de Sprint. Algunos Equipos de Desarrollo utilizarán preguntas, algunos se basarán más en discusiones. Aquí hay un ejemplo de lo que podría usarse:

  • ¿Qué hice para ayudar al Equipo de Desarrollo a lograr el Objetivo del Sprint?
  • ¿Qué haré hoy para ayudar al Equipo de Desarrollo a lograr el Objetivo del Sprint?
  • ¿Detecto algún impedimento que evite que el Equipo de Desarrollo o yo logremos el Objetivo del Sprint ?

El Equipo de Desarrollo o los miembros del equipo a menudo se vuelven a reunir inmediatamente después del Scrumgem Diario, para tener discusiones detalladas, o para adaptar o replanificar el resto del trabajo del Sprint.

El Gestor de Proyecto se asegura de que el Equipo de Desarrollo tenga la reunión pero es el Equipo de Desarrollo el responsable de dirigir el Scrumgem Diario. El Gestor de Proyecto enseña al Equipo de Desarrollo a mantener el Scrumgem Diario en los límites del bloque de tiempo de 15 minutos.

El Scrumgem Diario es una reunión interna del Equipo de Desarrollo. Si otras personas están presentes, el Gestor de Proyecto se asegura de que no interrumpan la reunión.

Los Scrumgem Diarios mejoran la comunicación, eliminan la necesidad de realizar otras reuniones, identifican impedimentos y dependencias a resolver relativos al desarrollo, resaltan y promueven la toma rápida de decisiones y mejoran el nivel de conocimiento del Equipo de Desarrollo. El Scrumgem Diario es una reunión clave de inspección y adaptación.

Revisión del sprint

Al final del Sprint se lleva a cabo una Revisión de Sprint para inspeccionar el Incremento y adaptar la Pila del Producto si fuese necesario. Durante la Revisión de Sprint, el Equipo Scrumgem y los interesados colaboran acerca de lo que se hizo durante el Sprint. Basándose en esto y en cualquier cambio en la Pila del Producto durante el Sprint, los asistentes colaboran para determinar las siguientes cosas que podrían hacerse para optimizar el valor. Se trata de una reunión informal, no una reunión de seguimiento, y la presentación del Incremento tiene como objetivo facilitar la retroalimentación de información y fomentar la colaboración.

Se trata de una reunión como máximo de tiempo de una hora para Sprints de una semana. Para Sprints más largos, se reserva un tiempo usualmente más largo (hasta cuatro horas para sprints de un mes). El Gestor de Proyecto se asegura de que el evento se lleve a cabo y que los asistentes entiendan su propósito. El Gestor de Proyecto enseña a todos a mantener el evento dentro del bloque de tiempo fijado.

La Revisión de Sprint incluye los siguientes elementos:

  • Los asistentes son el Equipo Scrumgem y los interesados clave invitados por El Responsable de Proyecto ;
  • El Gestor de Proyecto explica qué elementos de la Pila del Producto se han “Terminado” y cuáles no se han “Terminado”;
  • El Gestor de Proyecto y el Equipo de Desarrollo habla acerca de qué estuvo bien durante el Sprint, qué problemas aparecieron y cómo fueron resueltos esos problemas;
  • El Equipo de Desarrollo hace una demostración del trabajo que ha “Terminado” y responde preguntas acerca del Incremento;
  • El Responsable de Proyecto habla acerca de la Pila de Producto en su estado actual y proyecta objetivos deseables basándose en el progreso obtenido hasta la fecha (si fuera necesario);
  • El grupo completo debate acerca de qué hacer a continuación, de modo que la Revisión del Sprint proporcione información de entrada valiosa para Reuniones de Planificación de Sprints subsiguientes.
  • Revisión de la cronología, nuevas necesidades, capacidades potenciales y mercado para la próxima entrega prevista del producto.

El resultado de la Revisión de Sprint es una Pila del Producto revisada que define los elementos de la Pila del Producto posibles para el siguiente Sprint. Es posible además que la Pila del Producto reciba un ajuste general para enfocarse en nuevas oportunidades.

Retrospectiva del Sprint

La Retrospectiva del Sprint es una oportunidad para el Equipo Scrumgem de inspeccionarse a sí mismo y de crear un plan de mejoras que sean abordadas durante el siguiente Sprint.

La Retrospectiva del Sprint tiene lugar después de la Revisión de Sprint (Sprint Review) y antes de la siguiente Planificación de Sprint. Se trata de una reunión restringida a lo máximo de 45 minutos horas para Sprints de una semana. Para Sprints más largos se reserva un tiempo usualmente más largo (hasta 3 horas para sprints de un mes). El Gestor de Proyecto se asegura de que el evento se lleve a cabo y que los asistentes entiendan su propósito.

El Gestor de Proyecto enseña a todos a mantener el evento positivo y productivo. El Gestor de Proyecto participa en la reunión como un miembro del equipo ya que la responsabilidad del proceso Scrumgem recae sobre él.

El propósito de la Retrospectiva del Sprint es:

  • Inspeccionar cómo fue el último Sprint en cuanto a personas, relaciones, procesos y herramientas;
  • Identificar y ordenar los elementos más importantes que salieron bien y las posibles mejoras; y,
  • Crear un plan para implementar las mejoras a la forma en la que el Equipo Scrumgem desempeña su trabajo.

El Gestor de Proyecto motiva al equipo para que mejore, dentro del marco de proceso Scrumgem, su proceso de desarrollo y sus prácticas para hacerlos más efectivos y amenos para el siguiente Sprint. Durante cada Retrospectiva del Sprint, el Equipo Scrumgem planifica formas de mejorar la calidad del producto mediante el mejoramiento de la calidad de los procesos aumentar la calidad del producto o adaptando de la Definición de “Terminado”(Definition of “Done”) según sea conveniente y no entre en conflicto con los estándares del producto u estándares organizacionales.

Al final de la Retrospectiva del Sprint el Equipo Scrumgem debería haber identificado mejoras que implementará en el próximo Sprint. El hecho de implementar estas mejoras en el siguiente Sprint constituye la adaptación subsecuente a la inspección del Equipo de Desarrollo mismo. Aunque las mejoras pueden implementarse en cualquier momento, la Retrospectiva del Sprint ofrece un evento dedicado para este fin, enfocado en la inspección y la adaptación.